# VotianLT - Benutzerhandbuch

**Version:** 1.0
**Stand:** Februar 2026
**Anwendung:** VotianLT - Ihr digitaler Transportpartner

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## Inhaltsverzeichnis

1. [Einleitung](#1-einleitung)
2. [Registrierung und Anmeldung](#2-registrierung-und-anmeldung)
3. [Dashboard](#3-dashboard)
4. [Auftragsverwaltung](#4-auftragsverwaltung)
5. [Kundenverwaltung](#5-kundenverwaltung)
6. [App-Nutzer verwalten](#6-app-nutzer-verwalten)
7. [Nachrichten](#7-nachrichten)
8. [Rechnungen](#8-rechnungen)
9. [KI-Statistiken](#9-ki-statistiken)
10. [Profil bearbeiten](#10-profil-bearbeiten)
11. [Administration](#11-administration)

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## 1. Einleitung

VotianLT ist eine webbasierte Anwendung zur digitalen Verwaltung von Transportaufträgen. Die Software richtet sich an Solo-Selbstständige und Kleinunternehmer im Transportgewerbe und bietet folgende Kernfunktionen:

- **Auftragserstellung und -verwaltung** mit vollständiger Abwicklung von der Erstellung bis zur Fertigstellung
- **Digitale Auftragsbearbeitung** über eine mobile App für Fahrer und Mitarbeiter im Außendienst
- **Echtzeit-Kommunikation** zwischen Disponent und App-Nutzern per Chat
- **Rechnungserstellung** für abgeschlossene Aufträge
- **KI-gestützte Statistiken** zur Auswertung von Geschäftsdaten
- **GPS-Tracking** zur Nachverfolgung von Lieferungen in Echtzeit

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## 2. Registrierung und Anmeldung

### 2.1 Neues Konto registrieren

1. Öffnen Sie die Startseite und klicken Sie auf **"Jetzt kostenlos testen"** oder **"Registrieren"**.
2. Füllen Sie das Registrierungsformular aus:
   - **Firmenname** (Pflichtfeld)
   - **E-Mail-Adresse** (wird als Benutzername verwendet)
   - **Passwort** und **Passwort bestätigen** (mindestens 6 Zeichen)
   - **Vorname** und **Nachname**
   - **Telefonnummer**
   - **Anschrift** (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort)
3. Klicken Sie auf **"Registrieren"**. Ein 6-stelliger Bestätigungscode wird an Ihre E-Mail-Adresse gesendet.
4. Geben Sie den Code im angezeigten Feld ein und klicken Sie auf **"Code prüfen und registrieren"**.
5. Nach erfolgreicher Registrierung werden Sie zur Anmeldeseite weitergeleitet.

> **Hinweis:** Der Bestätigungscode ist 10 Minuten gültig. Über den Button **"Code erneut senden"** können Sie nach 60 Sekunden einen neuen Code anfordern.

### 2.2 Anmelden

1. Geben Sie auf der Anmeldeseite Ihre **E-Mail-Adresse** und Ihr **Passwort** ein.
2. Klicken Sie auf **"Anmelden"**.
3. Falls die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) aktiviert ist, wird ein 6-stelliger Code an Ihre E-Mail gesendet. Geben Sie diesen im angezeigten Feld ein und klicken Sie auf **"Code prüfen"**.

### 2.3 Passwort zurücksetzen

1. Klicken Sie auf der Anmeldeseite auf **"Passwort vergessen?"**.
2. Geben Sie Ihre registrierte E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf **"E-Mail senden"**.
3. Sie erhalten eine E-Mail mit einem Link zum Zurücksetzen. Klicken Sie auf den Link.
4. Vergeben Sie ein neues Passwort und bestätigen Sie es. Klicken Sie auf **"Passwort speichern"**.

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## 3. Dashboard

Nach der Anmeldung gelangen Sie zum Dashboard. Es zeigt eine Willkommensnachricht und eine Übersicht der wichtigsten Funktionen:

- **Einrichtungsassistent** - Hilfe beim Einstieg in die Anwendung
- **Kunden- und Auftragsverwaltung** - Schnellzugriff auf die Verwaltungsbereiche
- **Auftragserstellung** - Direkter Link zur Erstellung neuer Aufträge

Die **Hauptnavigation** am linken Rand bietet Zugriff auf alle Bereiche der Anwendung.

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## 4. Auftragsverwaltung

### 4.1 Aufträge anzeigen

Öffnen Sie den Bereich **"Aufträge"** über die Navigation oder den Pfad `/jobs`.

**Filtermöglichkeiten:**
- **Zeitraum**: Wählen Sie Start- und Enddatum (Standard: letzte 30 Tage)
- **Auftragsnummer**: Suchen Sie nach einer bestimmten Auftragsnummer
- **Status**: Filtern Sie nach "Alle", "Offen" oder "Erledigt"
  - *Offen* umfasst: Erstellt, In Bearbeitung, Abholung geplant, Abgeholt, In Zustellung
  - *Erledigt* umfasst: Zugestellt, Abgeschlossen, Storniert

Klicken Sie auf **"Anwenden"**, um die Filter zu übernehmen.

**Verfügbare Aktionen pro Auftrag:**

| Symbol | Aktion | Sichtbar wenn |
|--------|--------|---------------|
| Häkchen | Auftrag manuell abschließen | Nicht-digitale Aufträge, die noch nicht abgeschlossen sind |
| Dollar | Rechnung erstellen | Auftrag ist abgeschlossen |
| Papierkorb | Auftrag löschen | Auftrag ist nicht abgeschlossen/storniert/zugestellt |

**CSV-Export:** Klicken Sie auf **"CSV Export"**, um die aktuell gefilterte Auftragsliste als CSV-Datei herunterzuladen.

Klicken Sie auf eine Zeile, um die **Auftragszusammenfassung** zu öffnen.

### 4.2 Neuen Auftrag anlegen

Navigieren Sie zu **"Auftragserstellung"** oder dem Pfad `/add_job`. Das Formular ist in fünf Tabs unterteilt:

#### Tab 1: Auftraggeber & Adressen

1. **Auftraggeber wählen**: Wählen Sie aus der Dropdown-Liste einen bestehenden Kunden. Die Abholadresse wird automatisch mit den Kundendaten vorbefüllt.
2. **Abholadresse**: Füllen Sie alle Pflichtfelder aus (Firma, Anrede, Vorname, Nachname, Telefon, Straße, Hausnummer, PLZ, Ort). Optional können Sie die Adresse für zukünftige Aufträge speichern.
3. **Zustelladresse**: Geben Sie die Lieferadresse ein. Firmennamen werden per Autovervollständigung vorgeschlagen.
4. Mit dem Button **"Vorbelegte Adressfelder leeren"** können Sie alle vorausgefüllten Felder zurücksetzen.

> **Hinweis:** Beim Wechsel zum nächsten Tab werden die Adressen automatisch validiert und eine Routenberechnung (Entfernung und Dauer) durchgeführt. Bei ungültigen Adressen wird ein Hinweisdialog angezeigt.

#### Tab 2: Termine & Verarbeitung

1. **Abholtermin**: Wählen Sie Datum und Uhrzeit für die Abholung.
2. **Zustelltermin**: Wählen Sie Datum und Uhrzeit für die Zustellung.
3. **Digitale Abwicklung per App**: Aktivieren Sie diese Option, wenn der Auftrag über die mobile App abgewickelt werden soll.
4. **App-Nutzer**: Wählen Sie den zuständigen App-Nutzer aus (nur sichtbar bei digitaler Abwicklung).

#### Tab 3: Ladung

1. Klicken Sie auf **"Ladung hinzufügen"**, um eine neue Ladungsposition anzulegen.
2. Für jede Position geben Sie ein:
   - **Beschreibung** der Ladung
   - **Menge**
   - **Maße** (Länge, Breite, Höhe in cm)
   - **Gewicht** in kg
3. Über das Papierkorb-Symbol können Sie einzelne Positionen entfernen.

#### Tab 4: Aufgaben (nur bei digitaler Abwicklung)

Aufgaben definieren, welche Schritte der App-Nutzer bei der Ausführung des Auftrags erledigen muss.

**Verfügbare Aufgabentypen:**

| Typ | Beschreibung |
|-----|-------------|
| Bestätigung | Der App-Nutzer bestätigt eine Aktion (z.B. "Ware übernommen") |
| Unterschrift | Einholen einer digitalen Unterschrift |
| Foto | Aufnahme eines Fotos (z.B. Liefernachweis) |
| Barcode | Scannen eines Barcodes |
| Checkliste | Abarbeiten einer Aufgabenliste |
| Kommentar | Freitextfeld für Anmerkungen |

1. Optional: Wählen Sie eine **Aufgabenvorlage** aus der Dropdown-Liste, um vordefinierte Aufgaben zu laden.
2. Klicken Sie auf **"Aufgabe hinzufügen"** und wählen Sie den gewünschten Typ.
3. Geben Sie eine Beschreibung für die Aufgabe ein.
4. Die Reihenfolge der Aufgaben kann per **Drag-and-Drop** angepasst werden.

#### Tab 5: Leistungen und Preis

1. **Pflichtleistungen** werden automatisch geladen.
2. Über die Dropdown-Liste können Sie weitere **Leistungen hinzufügen**.
3. Die Berechnung von **Netto**, **MwSt.** und **Brutto** erfolgt automatisch.
4. Die **Routeninformationen** (Entfernung und Fahrtdauer) werden aus der Adressvalidierung angezeigt.
5. Im Feld **Bemerkung** können Sie zusätzliche Anmerkungen zum Auftrag hinterlegen.

Klicken Sie abschließend auf **"Auftrag anlegen"**, um den Auftrag zu erstellen. Bei digitaler Abwicklung wird der Auftrag automatisch an den ausgewählten App-Nutzer übermittelt.

### 4.3 Auftragszusammenfassung

Die Zusammenfassung zeigt alle Details eines Auftrags auf einen Blick:

- **Abholinformationen**: Adresse, Ansprechpartner, Termin
- **Zustellinformationen**: Adresse, Ansprechpartner, Termin
- **Aufgaben**: Übersicht aller Aufgaben mit Erledigungsstatus. Abgeschlossene Aufgaben zeigen das Ergebnis (Foto, Barcode-Wert, Unterschrift-Vorschau etc.)
- **Ladung**: Liste aller Ladungspositionen mit Maßen und Gewicht
- **Auftragsinformationen**: Preis, Bemerkung, Verarbeitungsart, zugewiesener App-Nutzer
- **Routenkarte**: Google Maps mit der Route von Abhol- zu Zustelladresse. Bei aktiver digitaler Abwicklung wird die aktuelle **GPS-Position des App-Nutzers** in Echtzeit angezeigt.

**Verfügbare Aktionen:**
- **"Nachricht senden"**: Öffnet den Chat mit dem zugewiesenen App-Nutzer im Kontext dieses Auftrags
- **"Job Historie"**: Zeigt den vollständigen Änderungsverlauf des Auftrags
- **"Auftrag manuell abschließen"**: Schließt nicht-digitale Aufträge manuell ab (nach Bestätigung)

### 4.4 Auftragsverlauf (Job Historie)

Die Job Historie zeigt eine chronologische Zeitleiste aller Ereignisse eines Auftrags:

- **Statusänderungen** (z.B. "Erstellt", "In Bearbeitung", "Zugestellt")
- **Aufgabenabschlüsse** mit zugehörigen Daten (Fotos, Barcodes, Unterschriften)
- **Änderungen** an Auftragsdaten

Jeder Eintrag zeigt den **Zeitstempel**, die **Art der Änderung** und ggf. **zugehörige Daten** (z.B. Foto-Vorschau).

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## 5. Kundenverwaltung

### 5.1 Kunden anzeigen

Navigieren Sie zu **"Kunden"** (`/customers`). Die Kundenliste zeigt alle Ihre Kunden mit folgenden Spalten:

- Firma, Name, E-Mail, Telefon, Straße, Ort

Die Liste ist **sortierbar** (Klick auf Spaltenüberschrift). Klicken Sie auf einen Eintrag, um den Kunden zu bearbeiten.

### 5.2 Neuen Kunden anlegen

1. Klicken Sie auf **"Kunde hinzufügen"** oder navigieren Sie zu `/add-customer`.
2. Füllen Sie das Formular aus:
   - **Firmenname** (Pflichtfeld)
   - **Anrede** (Herr / Frau / Divers)
   - **Vorname** und **Nachname** (Pflichtfelder)
   - **Telefon** (Pflichtfeld)
   - **Fax** (optional)
   - **E-Mail** (Pflichtfeld, wird auf Gültigkeit geprüft)
   - **Straße** und **Hausnummer** (Pflichtfelder)
   - **Adresszusatz** (optional)
   - **PLZ** und **Ort** (Pflichtfelder)
3. Klicken Sie auf **"Kunden anlegen"**.

### 5.3 Kunden bearbeiten

1. Klicken Sie in der Kundenliste auf den gewünschten Kunden.
2. Ändern Sie die gewünschten Felder.
3. Klicken Sie auf **"Speichern"**, um die Änderungen zu übernehmen.
4. Über **"Löschen"** können Sie den Kunden nach Bestätigung endgültig entfernen.

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## 6. App-Nutzer verwalten

App-Nutzer sind Fahrer oder Mitarbeiter, die die mobile VotianLT-App verwenden, um Aufträge digital abzuwickeln.

### 6.1 App-Nutzer anzeigen

Navigieren Sie zu **"App-Nutzer"** (`/app-user`). Die Liste zeigt alle Ihre App-Nutzer mit:

- Bezeichnung (Kennzeichen/Code), Vorname, Nachname, Telefon, App-Code, E-Mail

### 6.2 Neuen App-Nutzer anlegen

1. Klicken Sie auf **"Neuen App-Nutzer anlegen"**.
2. Füllen Sie das Formular aus:
   - **Bezeichnung** (z.B. Fahrzeugkennzeichen im Format "HH H 000", Pflichtfeld)
   - **Vorname** und **Nachname** (Pflichtfelder)
   - **Telefon** (Pflichtfeld)
   - **E-Mail** (Pflichtfeld, muss eindeutig sein)
   - **Passwort** und **Passwort bestätigen** (mindestens 6 Zeichen)
3. Klicken Sie auf **"App-Nutzer anlegen"**.

> **Hinweis:** Der App-Nutzer meldet sich in der mobilen App mit seiner E-Mail-Adresse und dem vergebenen Passwort an.

### 6.3 App-Nutzer bearbeiten

1. Klicken Sie in der Liste auf den gewünschten App-Nutzer.
2. Ändern Sie die gewünschten Felder.
3. **Passwort ändern**: Lassen Sie die Passwortfelder leer, wenn das Passwort nicht geändert werden soll. Füllen Sie beide Felder aus, um ein neues Passwort zu vergeben.
4. Klicken Sie auf **"Speichern"**.
5. Über **"Löschen"** können Sie den App-Nutzer nach Bestätigung entfernen.

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## 7. Nachrichten

Das Nachrichtensystem ermöglicht die Echtzeit-Kommunikation zwischen Ihnen (Disponent) und Ihren App-Nutzern.

### 7.1 Nachrichtenübersicht

Navigieren Sie zu **"Nachrichten"** (`/messages`). Die Übersicht zeigt alle Ihre App-Nutzer als Kontakte mit:

- **Status-Anzeige** (farbiger Punkt bei ungelesenen Nachrichten)
- **Name** und **E-Mail** des App-Nutzers
- **Gesamtanzahl** der Nachrichten
- **Ungelesene Nachrichten** (fett hervorgehoben)
- **Letzte Nachricht** (Vorschau, Datum und Uhrzeit)

> **Hinweis:** Die Übersicht aktualisiert sich automatisch. Bei eingehenden Nachrichten ertönt ein **Benachrichtigungston** und es wird eine **Browser-Benachrichtigung** angezeigt (sofern Benachrichtigungen im Browser erlaubt sind).

### 7.2 Konversationen eines App-Nutzers

Klicken Sie auf einen App-Nutzer, um dessen Konversationen zu sehen:

- **Allgemeine Nachrichten**: Ein allgemeiner Chat ohne Auftragsbezug
- **Nachrichten zu Aufträgen**: Separate Konversationen für jeden Auftrag (gruppiert nach Auftragsnummer)

Jede Konversation zeigt eine Vorschau, den Zeitpunkt der letzten Nachricht und die Anzahl ungelesener Nachrichten.

### 7.3 Chat / Nachrichtenverlauf

Öffnen Sie eine Konversation, um den Chatverlauf zu sehen. Die Darstellung ähnelt bekannten Messenger-Apps:

- **Ihre Nachrichten** (vom Disponenten): rechts, grüner Hintergrund
- **Nachrichten des App-Nutzers**: links, weißer Hintergrund
- **Datumstrenner** zwischen verschiedenen Tagen
- **Zeitstempel** bei jeder Nachricht

**Nachricht senden:**
1. Geben Sie Ihre Nachricht im Textfeld am unteren Rand ein.
2. Klicken Sie auf **"Senden"**.

**Bild senden:**
1. Klicken Sie auf das **Büroklammer-Symbol** neben dem Textfeld.
2. Wählen Sie ein Bild aus (PNG, JPEG, GIF oder WebP, max. 32 MB).
3. Eine Vorschau wird angezeigt. Bestätigen Sie den Versand.

> **Hinweis:** Neue Nachrichten erscheinen in Echtzeit. Die Ansicht scrollt automatisch zur neuesten Nachricht. Geöffnete Nachrichten werden automatisch als gelesen markiert.

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## 8. Rechnungen

### 8.1 Rechnung für einen Auftrag erstellen

1. Navigieren Sie zur **Auftragsliste** (`/jobs`).
2. Filtern Sie nach Status **"Erledigt"**.
3. Klicken Sie auf das **Dollar-Symbol** neben dem gewünschten Auftrag.
4. Das Rechnungsformular zeigt:
   - **Auftragsdetails** (Abhol- und Zustelladresse, Termine)
   - **Leistungsdaten**: Geben Sie Kilometer und Zeitaufwand ein
   - **Leistungen**: Wählen Sie die abzurechnenden Leistungen aus Ihrem Leistungskatalog
   - **Zusammenfassung**: Automatische Berechnung von Netto, MwSt. und Brutto
5. Klicken Sie auf **"Rechnung erstellen"**.

### 8.2 Meine Rechnungen

Unter **"Meine Rechnungen"** (`/my-invoices`) finden Sie eine Übersicht aller erstellten Rechnungen:

- **Statusanzeige**: Offen (gelb), Bezahlt (grün), Überfällig (rot)
- **Rechnungsnummer**, **Datum**, **Betrag**
- **Suchfunktion** zum Filtern nach Rechnungsnummer, Status oder Betrag

Klicken Sie auf eine Rechnung, um die **PDF-Version** herunterzuladen.

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## 9. KI-Statistiken

Der KI-Statistik-Assistent (`/statistics`) bietet eine interaktive Auswertung Ihrer Geschäftsdaten per Chat-Schnittstelle.

### Verwendung

1. Navigieren Sie zu **"KI-Statistiken"**.
2. Verwenden Sie die **Schnellaktionen** für häufige Abfragen:
   - **"Aufträge zählen"**: Zeigt die Gesamtanzahl Ihrer Aufträge
   - **"Umsatz"**: Berechnet Ihren Gesamtumsatz
   - **"Monatstrend"**: Zeigt die monatliche Entwicklung als Diagramm
3. Oder geben Sie eine **freie Frage** in das Textfeld ein, z.B.:
   - "Wie viele Aufträge hatte ich im Januar?"
   - "Zeige mir den Umsatz der letzten 6 Monate als Diagramm"
   - "Welcher Kunde hat die meisten Aufträge?"

Der Assistent analysiert Ihre Daten und antwortet mit **Text** und/oder **interaktiven Diagrammen** (Balken-, Linien-, Kreis- und weitere Diagrammtypen).

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## 10. Profil bearbeiten

Unter **"Profil bearbeiten"** (`/edit-profile`) können Sie Ihre persönlichen Daten und Rechnungseinstellungen verwalten. Die Seite ist in drei Tabs unterteilt:

### Tab 1: Persönliche Daten / Kontakt

- **Firmendaten**: Firmenname (Pflicht), Firmenzusatz
- **Persönliche Daten**: Vorname, Nachname
- **Kontakt**: Telefon (Pflicht), Fax, Mobil, E-Mail (Pflicht)
- **Anschrift**: Straße, Hausnummer (Pflicht), Adresszusatz, PLZ, Ort (Pflicht)
- **Abweichende Rechnungsadresse**: Separate Adressfelder für die Rechnungsstellung
- **Digitale Abwicklung per App vorausgewählt**: Wenn aktiviert, wird bei neuen Aufträgen die digitale Abwicklung standardmäßig vorausgewählt
- **Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)**: Aktivieren/deaktivieren Sie die zusätzliche Sicherheitsabfrage beim Login

### Tab 2: Rechnungsdaten

- **Rechnungspräfix** (z.B. "VLT" - wird der Rechnungsnummer vorangestellt)
- **USt-IdNr.** und **Steuernummer**
- **Bankverbindung**: Bankname und IBAN
- **Steuersatz** (z.B. 19%)
- **Einleitungstext**: Freitext, der auf Rechnungen als Einleitung erscheint
- **AGB/Zahlungsbedingungen**: Text für die Rechnungsfußzeile
- **Logo hochladen**: Laden Sie Ihr Firmenlogo hoch, das auf Rechnungen angezeigt wird
- **Abrechnung aktiviert**: Aktivieren Sie die Rechnungsfunktion

### Tab 3: Leistungen / Preisliste

Verwalten Sie Ihren **Leistungskatalog**, der bei der Auftragserstellung und Rechnungsstellung verwendet wird:

1. Klicken Sie auf **"Leistung hinzufügen"**, um eine neue Leistung anzulegen.
2. Wählen Sie die **Leistungsbezeichnung** aus oder geben Sie eine neue ein.
3. Geben Sie den **Preis** und den **MwSt.-Satz** ein.
4. Über das Papierkorb-Symbol können Sie einzelne Leistungen entfernen.

Rechts neben dem Formular wird eine **Live-Vorschau** Ihrer Rechnungsvorlage angezeigt, die sich bei Änderungen automatisch aktualisiert.

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## 11. Administration

Die folgenden Bereiche stehen nur Benutzern mit Administratorrechten zur Verfügung.

### 11.1 Admin Dashboard

Das Admin Dashboard (`/admin-dashboard`) bietet eine Gesamtübersicht des Systems:

- **System-Übersicht**: Anzahl Aufträge, Benutzer, App-Benutzer
- **Job-Statistiken**: Offene, in Bearbeitung befindliche und abgeschlossene Aufträge sowie Frachtgüter
- **Aufgaben-Statistiken**: Gesamtanzahl, abgeschlossene und offene Aufgaben mit Erfolgsquote
- **Benutzer-Aktivität**: Anzahl Fotos, Barcodes, Unterschriften und Kommentare
- **System-Status**: Datenbankverbindung, WebSocket-Status, Anwendungsstatus, Speicherverbrauch

### 11.2 Preis-Tabelle

Unter **"Preis-Tabelle"** (`/admin-price-table`) können Administratoren die Systempreise konfigurieren:

- **Monatliche Grundpauschale**
- **App-Nutzungslizenz**
- **Umsatzbeteiligung** (in Prozent)

### 11.3 Rechnungsgenerator

Der Rechnungsgenerator (`/invoice-generator`) ist ein visueller Editor zum Erstellen von Rechnungsvorlagen:

- **Drag-and-Drop** von Vorlagenblöcken (Textfeld, Überschrift, Datum, Kundeninfo, Firmeninfo, Betrag, Linie, Bild) auf eine Arbeitsfläche
- **Eigenschaften-Panel** zur Bearbeitung des ausgewählten Elements
- **Funktionen**: Speichern, Laden, PDF-Vorschau, Template-Verwaltung

### 11.4 PDF-Test

Unter `/pdf-test` können Administratoren die PDF-Generierung testen:

- **System-Rechnung generieren**: Erzeugt eine PDF aus der System-Rechnungsvorlage
- **Kunden-Rechnung generieren**: Erzeugt eine PDF aus der Kunden-Rechnungsvorlage

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## Impressum

Das Impressum ist unter `/impressum` einsehbar und enthält die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben des Betreibers.

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*Dieses Handbuch beschreibt den Funktionsumfang von VotianLT. Bei Fragen oder Problemen wenden Sie sich bitte an den Support.*