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# VotianLT - Benutzerhandbuch
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**Version:** 1.0
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**Stand:** Februar 2026
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**Anwendung:** VotianLT - Ihr digitaler Transportpartner
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## Inhaltsverzeichnis
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1. [Einleitung](#1-einleitung)
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2. [Registrierung und Anmeldung](#2-registrierung-und-anmeldung)
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3. [Dashboard](#3-dashboard)
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4. [Auftragsverwaltung](#4-auftragsverwaltung)
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5. [Kundenverwaltung](#5-kundenverwaltung)
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6. [App-Nutzer verwalten](#6-app-nutzer-verwalten)
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7. [Nachrichten](#7-nachrichten)
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8. [Rechnungen](#8-rechnungen)
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9. [KI-Statistiken](#9-ki-statistiken)
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10. [Profil bearbeiten](#10-profil-bearbeiten)
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11. [Administration](#11-administration)
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## 1. Einleitung
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VotianLT ist eine webbasierte Anwendung zur digitalen Verwaltung von Transportaufträgen. Die Software richtet sich an Solo-Selbstständige und Kleinunternehmer im Transportgewerbe und bietet folgende Kernfunktionen:
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- **Auftragserstellung und -verwaltung** mit vollständiger Abwicklung von der Erstellung bis zur Fertigstellung
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- **Digitale Auftragsbearbeitung** über eine mobile App für Fahrer und Mitarbeiter im Außendienst
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- **Echtzeit-Kommunikation** zwischen Disponent und App-Nutzern per Chat
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- **Rechnungserstellung** für abgeschlossene Aufträge
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- **KI-gestützte Statistiken** zur Auswertung von Geschäftsdaten
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- **GPS-Tracking** zur Nachverfolgung von Lieferungen in Echtzeit
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## 2. Registrierung und Anmeldung
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### 2.1 Neues Konto registrieren
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1. Öffnen Sie die Startseite und klicken Sie auf **"Jetzt kostenlos testen"** oder **"Registrieren"**.
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2. Füllen Sie das Registrierungsformular aus:
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- **Firmenname** (Pflichtfeld)
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- **E-Mail-Adresse** (wird als Benutzername verwendet)
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- **Passwort** und **Passwort bestätigen** (mindestens 6 Zeichen)
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- **Vorname** und **Nachname**
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- **Telefonnummer**
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- **Anschrift** (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort)
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3. Klicken Sie auf **"Registrieren"**. Ein 6-stelliger Bestätigungscode wird an Ihre E-Mail-Adresse gesendet.
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4. Geben Sie den Code im angezeigten Feld ein und klicken Sie auf **"Code prüfen und registrieren"**.
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5. Nach erfolgreicher Registrierung werden Sie zur Anmeldeseite weitergeleitet.
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> **Hinweis:** Der Bestätigungscode ist 10 Minuten gültig. Über den Button **"Code erneut senden"** können Sie nach 60 Sekunden einen neuen Code anfordern.
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### 2.2 Anmelden
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1. Geben Sie auf der Anmeldeseite Ihre **E-Mail-Adresse** und Ihr **Passwort** ein.
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2. Klicken Sie auf **"Anmelden"**.
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3. Falls die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) aktiviert ist, wird ein 6-stelliger Code an Ihre E-Mail gesendet. Geben Sie diesen im angezeigten Feld ein und klicken Sie auf **"Code prüfen"**.
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### 2.3 Passwort zurücksetzen
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1. Klicken Sie auf der Anmeldeseite auf **"Passwort vergessen?"**.
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2. Geben Sie Ihre registrierte E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf **"E-Mail senden"**.
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3. Sie erhalten eine E-Mail mit einem Link zum Zurücksetzen. Klicken Sie auf den Link.
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4. Vergeben Sie ein neues Passwort und bestätigen Sie es. Klicken Sie auf **"Passwort speichern"**.
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## 3. Dashboard
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Nach der Anmeldung gelangen Sie zum Dashboard. Es zeigt eine Willkommensnachricht und eine Übersicht der wichtigsten Funktionen:
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- **Einrichtungsassistent** - Hilfe beim Einstieg in die Anwendung
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- **Kunden- und Auftragsverwaltung** - Schnellzugriff auf die Verwaltungsbereiche
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- **Auftragserstellung** - Direkter Link zur Erstellung neuer Aufträge
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Die **Hauptnavigation** am linken Rand bietet Zugriff auf alle Bereiche der Anwendung.
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## 4. Auftragsverwaltung
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### 4.1 Aufträge anzeigen
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Öffnen Sie den Bereich **"Aufträge"** über die Navigation oder den Pfad `/jobs`.
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**Filtermöglichkeiten:**
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- **Zeitraum**: Wählen Sie Start- und Enddatum (Standard: letzte 30 Tage)
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- **Auftragsnummer**: Suchen Sie nach einer bestimmten Auftragsnummer
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- **Status**: Filtern Sie nach "Alle", "Offen" oder "Erledigt"
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- *Offen* umfasst: Erstellt, In Bearbeitung, Abholung geplant, Abgeholt, In Zustellung
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- *Erledigt* umfasst: Zugestellt, Abgeschlossen, Storniert
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Klicken Sie auf **"Anwenden"**, um die Filter zu übernehmen.
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**Verfügbare Aktionen pro Auftrag:**
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| Symbol | Aktion | Sichtbar wenn |
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|--------|--------|---------------|
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| Häkchen | Auftrag manuell abschließen | Nicht-digitale Aufträge, die noch nicht abgeschlossen sind |
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| Dollar | Rechnung erstellen | Auftrag ist abgeschlossen |
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| Papierkorb | Auftrag löschen | Auftrag ist nicht abgeschlossen/storniert/zugestellt |
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**CSV-Export:** Klicken Sie auf **"CSV Export"**, um die aktuell gefilterte Auftragsliste als CSV-Datei herunterzuladen.
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Klicken Sie auf eine Zeile, um die **Auftragszusammenfassung** zu öffnen.
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### 4.2 Neuen Auftrag anlegen
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Navigieren Sie zu **"Auftragserstellung"** oder dem Pfad `/add_job`. Das Formular ist in fünf Tabs unterteilt:
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#### Tab 1: Auftraggeber & Adressen
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1. **Auftraggeber wählen**: Wählen Sie aus der Dropdown-Liste einen bestehenden Kunden. Die Abholadresse wird automatisch mit den Kundendaten vorbefüllt.
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2. **Abholadresse**: Füllen Sie alle Pflichtfelder aus (Firma, Anrede, Vorname, Nachname, Telefon, Straße, Hausnummer, PLZ, Ort). Optional können Sie die Adresse für zukünftige Aufträge speichern.
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3. **Zustelladresse**: Geben Sie die Lieferadresse ein. Firmennamen werden per Autovervollständigung vorgeschlagen.
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4. Mit dem Button **"Vorbelegte Adressfelder leeren"** können Sie alle vorausgefüllten Felder zurücksetzen.
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> **Hinweis:** Beim Wechsel zum nächsten Tab werden die Adressen automatisch validiert und eine Routenberechnung (Entfernung und Dauer) durchgeführt. Bei ungültigen Adressen wird ein Hinweisdialog angezeigt.
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#### Tab 2: Termine & Verarbeitung
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1. **Abholtermin**: Wählen Sie Datum und Uhrzeit für die Abholung.
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2. **Zustelltermin**: Wählen Sie Datum und Uhrzeit für die Zustellung.
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3. **Digitale Abwicklung per App**: Aktivieren Sie diese Option, wenn der Auftrag über die mobile App abgewickelt werden soll.
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4. **App-Nutzer**: Wählen Sie den zuständigen App-Nutzer aus (nur sichtbar bei digitaler Abwicklung).
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#### Tab 3: Ladung
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1. Klicken Sie auf **"Ladung hinzufügen"**, um eine neue Ladungsposition anzulegen.
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2. Für jede Position geben Sie ein:
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- **Beschreibung** der Ladung
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- **Menge**
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- **Maße** (Länge, Breite, Höhe in cm)
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- **Gewicht** in kg
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3. Über das Papierkorb-Symbol können Sie einzelne Positionen entfernen.
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#### Tab 4: Aufgaben (nur bei digitaler Abwicklung)
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Aufgaben definieren, welche Schritte der App-Nutzer bei der Ausführung des Auftrags erledigen muss.
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**Verfügbare Aufgabentypen:**
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| Typ | Beschreibung |
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|-----|-------------|
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| Bestätigung | Der App-Nutzer bestätigt eine Aktion (z.B. "Ware übernommen") |
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| Unterschrift | Einholen einer digitalen Unterschrift |
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| Foto | Aufnahme eines Fotos (z.B. Liefernachweis) |
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| Barcode | Scannen eines Barcodes |
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| Checkliste | Abarbeiten einer Aufgabenliste |
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| Kommentar | Freitextfeld für Anmerkungen |
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1. Optional: Wählen Sie eine **Aufgabenvorlage** aus der Dropdown-Liste, um vordefinierte Aufgaben zu laden.
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2. Klicken Sie auf **"Aufgabe hinzufügen"** und wählen Sie den gewünschten Typ.
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3. Geben Sie eine Beschreibung für die Aufgabe ein.
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4. Die Reihenfolge der Aufgaben kann per **Drag-and-Drop** angepasst werden.
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#### Tab 5: Leistungen und Preis
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1. **Pflichtleistungen** werden automatisch geladen.
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2. Über die Dropdown-Liste können Sie weitere **Leistungen hinzufügen**.
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3. Die Berechnung von **Netto**, **USt.** und **Brutto** erfolgt automatisch.
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4. Die **Routeninformationen** (Entfernung und Fahrtdauer) werden aus der Adressvalidierung angezeigt.
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5. Im Feld **Bemerkung** können Sie zusätzliche Anmerkungen zum Auftrag hinterlegen.
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Klicken Sie abschließend auf **"Auftrag anlegen"**, um den Auftrag zu erstellen. Bei digitaler Abwicklung wird der Auftrag automatisch an den ausgewählten App-Nutzer übermittelt.
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### 4.3 Auftragszusammenfassung
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Die Zusammenfassung zeigt alle Details eines Auftrags auf einen Blick:
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- **Abholinformationen**: Adresse, Ansprechpartner, Termin
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- **Zustellinformationen**: Adresse, Ansprechpartner, Termin
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- **Aufgaben**: Übersicht aller Aufgaben mit Erledigungsstatus. Abgeschlossene Aufgaben zeigen das Ergebnis (Foto, Barcode-Wert, Unterschrift-Vorschau etc.)
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- **Ladung**: Liste aller Ladungspositionen mit Maßen und Gewicht
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- **Auftragsinformationen**: Preis, Bemerkung, Verarbeitungsart, zugewiesener App-Nutzer
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- **Routenkarte**: Google Maps mit der Route von Abhol- zu Zustelladresse. Bei aktiver digitaler Abwicklung wird die aktuelle **GPS-Position des App-Nutzers** in Echtzeit angezeigt.
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**Verfügbare Aktionen:**
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- **"Nachricht senden"**: Öffnet den Chat mit dem zugewiesenen App-Nutzer im Kontext dieses Auftrags
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- **"Job Historie"**: Zeigt den vollständigen Änderungsverlauf des Auftrags
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- **"Auftrag manuell abschließen"**: Schließt nicht-digitale Aufträge manuell ab (nach Bestätigung)
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### 4.4 Auftragsverlauf (Job Historie)
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Die Job Historie zeigt eine chronologische Zeitleiste aller Ereignisse eines Auftrags:
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- **Statusänderungen** (z.B. "Erstellt", "In Bearbeitung", "Zugestellt")
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- **Aufgabenabschlüsse** mit zugehörigen Daten (Fotos, Barcodes, Unterschriften)
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- **Änderungen** an Auftragsdaten
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Jeder Eintrag zeigt den **Zeitstempel**, die **Art der Änderung** und ggf. **zugehörige Daten** (z.B. Foto-Vorschau).
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## 5. Kundenverwaltung
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### 5.1 Kunden anzeigen
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Navigieren Sie zu **"Kunden"** (`/customers`). Die Kundenliste zeigt alle Ihre Kunden mit folgenden Spalten:
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- Firma, Name, E-Mail, Telefon, Straße, Ort
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Die Liste ist **sortierbar** (Klick auf Spaltenüberschrift). Klicken Sie auf einen Eintrag, um den Kunden zu bearbeiten.
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### 5.2 Neuen Kunden anlegen
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1. Klicken Sie auf **"Kunde hinzufügen"** oder navigieren Sie zu `/add-customer`.
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2. Füllen Sie das Formular aus:
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- **Firmenname** (Pflichtfeld)
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- **Anrede** (Herr / Frau / Divers)
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- **Vorname** und **Nachname** (Pflichtfelder)
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- **Telefon** (Pflichtfeld)
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- **Fax** (optional)
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- **E-Mail** (Pflichtfeld, wird auf Gültigkeit geprüft)
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- **Straße** und **Hausnummer** (Pflichtfelder)
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- **Adresszusatz** (optional)
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- **PLZ** und **Ort** (Pflichtfelder)
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3. Klicken Sie auf **"Kunden anlegen"**.
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### 5.3 Kunden bearbeiten
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1. Klicken Sie in der Kundenliste auf den gewünschten Kunden.
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2. Ändern Sie die gewünschten Felder.
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3. Klicken Sie auf **"Speichern"**, um die Änderungen zu übernehmen.
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4. Über **"Löschen"** können Sie den Kunden nach Bestätigung endgültig entfernen.
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## 6. App-Nutzer verwalten
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App-Nutzer sind Fahrer oder Mitarbeiter, die die mobile VotianLT-App verwenden, um Aufträge digital abzuwickeln.
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### 6.1 App-Nutzer anzeigen
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Navigieren Sie zu **"App-Nutzer"** (`/app-user`). Die Liste zeigt alle Ihre App-Nutzer mit:
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- Bezeichnung (Kennzeichen/Code), Vorname, Nachname, Telefon, App-Code, E-Mail
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### 6.2 Neuen App-Nutzer anlegen
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1. Klicken Sie auf **"Neuen App-Nutzer anlegen"**.
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2. Füllen Sie das Formular aus:
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- **Bezeichnung** (z.B. Fahrzeugkennzeichen im Format "HH H 000", Pflichtfeld)
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- **Vorname** und **Nachname** (Pflichtfelder)
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- **Telefon** (Pflichtfeld)
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- **E-Mail** (Pflichtfeld, muss eindeutig sein)
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- **Passwort** und **Passwort bestätigen** (mindestens 6 Zeichen)
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3. Klicken Sie auf **"App-Nutzer anlegen"**.
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> **Hinweis:** Der App-Nutzer meldet sich in der mobilen App mit seiner E-Mail-Adresse und dem vergebenen Passwort an.
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### 6.3 App-Nutzer bearbeiten
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1. Klicken Sie in der Liste auf den gewünschten App-Nutzer.
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2. Ändern Sie die gewünschten Felder.
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3. **Passwort ändern**: Lassen Sie die Passwortfelder leer, wenn das Passwort nicht geändert werden soll. Füllen Sie beide Felder aus, um ein neues Passwort zu vergeben.
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4. Klicken Sie auf **"Speichern"**.
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5. Über **"Löschen"** können Sie den App-Nutzer nach Bestätigung entfernen.
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## 7. Nachrichten
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Das Nachrichtensystem ermöglicht die Echtzeit-Kommunikation zwischen Ihnen (Disponent) und Ihren App-Nutzern.
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### 7.1 Nachrichtenübersicht
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Navigieren Sie zu **"Nachrichten"** (`/messages`). Die Übersicht zeigt alle Ihre App-Nutzer als Kontakte mit:
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- **Status-Anzeige** (farbiger Punkt bei ungelesenen Nachrichten)
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- **Name** und **E-Mail** des App-Nutzers
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- **Gesamtanzahl** der Nachrichten
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- **Ungelesene Nachrichten** (fett hervorgehoben)
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- **Letzte Nachricht** (Vorschau, Datum und Uhrzeit)
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> **Hinweis:** Die Übersicht aktualisiert sich automatisch. Bei eingehenden Nachrichten ertönt ein **Benachrichtigungston** und es wird eine **Browser-Benachrichtigung** angezeigt (sofern Benachrichtigungen im Browser erlaubt sind).
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### 7.2 Konversationen eines App-Nutzers
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Klicken Sie auf einen App-Nutzer, um dessen Konversationen zu sehen:
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- **Allgemeine Nachrichten**: Ein allgemeiner Chat ohne Auftragsbezug
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- **Nachrichten zu Aufträgen**: Separate Konversationen für jeden Auftrag (gruppiert nach Auftragsnummer)
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Jede Konversation zeigt eine Vorschau, den Zeitpunkt der letzten Nachricht und die Anzahl ungelesener Nachrichten.
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### 7.3 Chat / Nachrichtenverlauf
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Öffnen Sie eine Konversation, um den Chatverlauf zu sehen. Die Darstellung ähnelt bekannten Messenger-Apps:
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- **Ihre Nachrichten** (vom Disponenten): rechts, grüner Hintergrund
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- **Nachrichten des App-Nutzers**: links, weißer Hintergrund
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- **Datumstrenner** zwischen verschiedenen Tagen
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- **Zeitstempel** bei jeder Nachricht
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**Nachricht senden:**
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1. Geben Sie Ihre Nachricht im Textfeld am unteren Rand ein.
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2. Klicken Sie auf **"Senden"**.
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**Bild senden:**
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1. Klicken Sie auf das **Büroklammer-Symbol** neben dem Textfeld.
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2. Wählen Sie ein Bild aus (PNG, JPEG, GIF oder WebP, max. 32 MB).
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3. Eine Vorschau wird angezeigt. Bestätigen Sie den Versand.
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> **Hinweis:** Neue Nachrichten erscheinen in Echtzeit. Die Ansicht scrollt automatisch zur neuesten Nachricht. Geöffnete Nachrichten werden automatisch als gelesen markiert.
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## 8. Rechnungen
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### 8.1 Rechnung für einen Auftrag erstellen
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1. Navigieren Sie zur **Auftragsliste** (`/jobs`).
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2. Filtern Sie nach Status **"Erledigt"**.
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3. Klicken Sie auf das **Dollar-Symbol** neben dem gewünschten Auftrag.
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4. Das Rechnungsformular zeigt:
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- **Auftragsdetails** (Abhol- und Zustelladresse, Termine)
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- **Leistungsdaten**: Geben Sie Kilometer und Zeitaufwand ein
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- **Leistungen**: Wählen Sie die abzurechnenden Leistungen aus Ihrem Leistungskatalog
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- **Zusammenfassung**: Automatische Berechnung von Netto, USt. und Brutto
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5. Klicken Sie auf **"Rechnung erstellen"**.
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### 8.2 Meine Rechnungen
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Unter **"Meine Rechnungen"** (`/my-invoices`) finden Sie eine Übersicht aller erstellten Rechnungen:
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- **Statusanzeige**: Offen (gelb), Bezahlt (grün), Überfällig (rot)
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- **Rechnungsnummer**, **Datum**, **Betrag**
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- **Suchfunktion** zum Filtern nach Rechnungsnummer, Status oder Betrag
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Klicken Sie auf eine Rechnung, um die **PDF-Version** herunterzuladen.
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## 9. KI-Statistiken
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Der KI-Statistik-Assistent (`/statistics`) bietet eine interaktive Auswertung Ihrer Geschäftsdaten per Chat-Schnittstelle.
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### Verwendung
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1. Navigieren Sie zu **"KI-Statistiken"**.
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2. Verwenden Sie die **Schnellaktionen** für häufige Abfragen:
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- **"Aufträge zählen"**: Zeigt die Gesamtanzahl Ihrer Aufträge
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- **"Umsatz"**: Berechnet Ihren Gesamtumsatz
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- **"Monatstrend"**: Zeigt die monatliche Entwicklung als Diagramm
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3. Oder geben Sie eine **freie Frage** in das Textfeld ein, z.B.:
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- "Wie viele Aufträge hatte ich im Januar?"
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- "Zeige mir den Umsatz der letzten 6 Monate als Diagramm"
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- "Welcher Kunde hat die meisten Aufträge?"
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Der Assistent analysiert Ihre Daten und antwortet mit **Text** und/oder **interaktiven Diagrammen** (Balken-, Linien-, Kreis- und weitere Diagrammtypen).
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## 10. Profil bearbeiten
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Unter **"Profil bearbeiten"** (`/edit-profile`) können Sie Ihre persönlichen Daten und Rechnungseinstellungen verwalten. Die Seite ist in drei Tabs unterteilt:
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### Tab 1: Persönliche Daten / Kontakt
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- **Firmendaten**: Firmenname (Pflicht), Firmenzusatz
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- **Persönliche Daten**: Vorname, Nachname
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- **Kontakt**: Telefon (Pflicht), Fax, Mobil, E-Mail (Pflicht)
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- **Anschrift**: Straße, Hausnummer (Pflicht), Adresszusatz, PLZ, Ort (Pflicht)
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- **Abweichende Rechnungsadresse**: Separate Adressfelder für die Rechnungsstellung
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- **Digitale Abwicklung per App vorausgewählt**: Wenn aktiviert, wird bei neuen Aufträgen die digitale Abwicklung standardmäßig vorausgewählt
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- **Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)**: Aktivieren/deaktivieren Sie die zusätzliche Sicherheitsabfrage beim Login
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### Tab 2: Rechnungsdaten
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- **Rechnungspräfix** (z.B. "VLT" - wird der Rechnungsnummer vorangestellt)
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- **USt-IdNr.** und **Steuernummer**
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- **Bankverbindung**: Bankname und IBAN
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- **Steuersatz** (z.B. 19%)
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|
- **Einleitungstext**: Freitext, der auf Rechnungen als Einleitung erscheint
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- **AGB/Zahlungsbedingungen**: Text für die Rechnungsfußzeile
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- **Logo hochladen**: Laden Sie Ihr Firmenlogo hoch, das auf Rechnungen angezeigt wird
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- **Abrechnung aktiviert**: Aktivieren Sie die Rechnungsfunktion
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### Tab 3: Leistungen / Preisliste
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Verwalten Sie Ihren **Leistungskatalog**, der bei der Auftragserstellung und Rechnungsstellung verwendet wird:
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1. Klicken Sie auf **"Leistung hinzufügen"**, um eine neue Leistung anzulegen.
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2. Wählen Sie die **Leistungsbezeichnung** aus oder geben Sie eine neue ein.
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3. Geben Sie den **Preis** und den **USt.-Satz** ein.
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4. Über das Papierkorb-Symbol können Sie einzelne Leistungen entfernen.
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Rechts neben dem Formular wird eine **Live-Vorschau** Ihrer Rechnungsvorlage angezeigt, die sich bei Änderungen automatisch aktualisiert.
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## 11. Administration
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Die folgenden Bereiche stehen nur Benutzern mit Administratorrechten zur Verfügung.
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### 11.1 Admin Dashboard
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Das Admin Dashboard (`/admin-dashboard`) bietet eine Gesamtübersicht des Systems:
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- **System-Übersicht**: Anzahl Aufträge, Benutzer, App-Benutzer
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- **Job-Statistiken**: Offene, in Bearbeitung befindliche und abgeschlossene Aufträge sowie Frachtgüter
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- **Aufgaben-Statistiken**: Gesamtanzahl, abgeschlossene und offene Aufgaben mit Erfolgsquote
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- **Benutzer-Aktivität**: Anzahl Fotos, Barcodes, Unterschriften und Kommentare
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- **System-Status**: Datenbankverbindung, WebSocket-Status, Anwendungsstatus, Speicherverbrauch
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### 11.2 Preis-Tabelle
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Unter **"Preis-Tabelle"** (`/admin-price-table`) können Administratoren die Systempreise konfigurieren:
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- **Monatliche Grundpauschale**
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- **App-Nutzungslizenz**
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- **Umsatzbeteiligung** (in Prozent)
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### 11.3 Rechnungsgenerator
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Der Rechnungsgenerator (`/invoice-generator`) ist ein visueller Editor zum Erstellen von Rechnungsvorlagen:
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- **Drag-and-Drop** von Vorlagenblöcken (Textfeld, Überschrift, Datum, Kundeninfo, Firmeninfo, Betrag, Linie, Bild) auf eine Arbeitsfläche
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- **Eigenschaften-Panel** zur Bearbeitung des ausgewählten Elements
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- **Funktionen**: Speichern, Laden, PDF-Vorschau, Template-Verwaltung
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### 11.4 PDF-Test
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Unter `/pdf-test` können Administratoren die PDF-Generierung testen:
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- **System-Rechnung generieren**: Erzeugt eine PDF aus der System-Rechnungsvorlage
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- **Kunden-Rechnung generieren**: Erzeugt eine PDF aus der Kunden-Rechnungsvorlage
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## Impressum
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Das Impressum ist unter `/impressum` einsehbar und enthält die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben des Betreibers.
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*Dieses Handbuch beschreibt den Funktionsumfang von VotianLT. Bei Fragen oder Problemen wenden Sie sich bitte an den Support.*
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